AndroidやiPhoneでは、情報共有やタスク管理、ビジネスチャットなど、多くの仕事効率化アプリが提供されています。
便利なアプリを活用すれば、いつもの仕事がスムーズになり、楽しくなります。
そこで当記事は、おすすめの仕事効率化アプリについてご紹介します。役立つビジネスツールをお探しの方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。
近頃、ビギニャー君の業務量が増えてきたみたいだけど、大丈夫かい？ちゃんと休めてる？
う～ん、どうも業務の効率が悪いみたいで、なかなか仕事が終わらなくて悩んでいるんです。先輩、仕事を効率化するための裏ワザとかってないですかね……？
だったら、仕事を効率化できるアプリを活用してみてらどうかな？
業務効率化アプリのメリット
業務を効率化する方法として「業務フローの見直し」や「仕事術のインプット」があります。しかし、時間も手間もかかるため、現在の仕事でいっぱいいっぱいの方が実践することはあまり現実的ではありません。
そこでおすすめなのが、今すぐ実践できる業務効率化アプリの導入です。業務効率化アプリを導入すると、以下のようなメリットが得られます。
- 時間に余裕が生まれる
- 時間や場所を気にせず仕事できる
- インストールするだけで気軽に導入できる
- 情報の管理や共有をしやすくなる
- チームメンバーやクライアントとコミュニケーションを取りやすくなる
スマートフォンやタブレットでは数多くの業務効率化アプリが提供されています。企業やチーム単位で導入するものから個人で利用できるものまで、ラインアップは多彩です。
インストールするだけですぐに使えるアプリは、手軽かつ業務効率化効果が大きい便利なビジネスツールです。 業務量やスピード、プロセスに問題を感じている方は、ぜひ今回紹介するビジネスアプリを試してみてください。
アプリを活用するだけで仕事が効率化できちゃうんですか！？ぜひ使ってみたいので、おすすめアプリを教えてほしいです！
それじゃあ、今日は必ずチェックしておきたいおすすめのアプリをいくつかみてみようか。
わ～い！教えってもらったら、さっそくインストールしてみます！！
おすすめの仕事効率化アプリ
おすすめの仕事効率化アプリとしていくつかカテゴリーがあります。
- 進捗・スケジュール管理
- 情報管理・共有
- 名刺管理
- ビジネスチャット
- ノート・メモ
- 情報収集
- その他
各種類ごとに、おすすめの仕事効率化アプリをみていきましょう。
進捗・スケジュール管理
仕事の進捗やスケジュールを管理するときに便利なアプリをご紹介します。
- Googleカレンダー
- Todoist
- TimeCrowd
- Trello
- Backlog
すでにお使いのツールもあるかもしれません。
Googleカレンダー
- 対応OS：Android／iOS
- 無料プラン：◯
Googleが提供する無料のカレンダーアプリです。 予定の管理機能やリマインダー機能はもちろん、同僚とのカレンダー共有やWeb会議システムの連携など、多彩な便利機能を搭載しています。
ほかにも、Gmailの内容から自動的に予定を追加できたりTODoリストを作成できたりなど、ビジネスに役立つ機能が盛りだくさん。 パソコンやスマートフォン、タブレットのどのデバイスからでもアクセスできる点も大きな魅力です。
Todoist
- 対応OS：Android／iOS
- 無料プラン：◯
3,000万人以上の人が利用している人気のToDoアプリです。 目的に応じた多彩なテンプレートを搭載しており、クライアント管理やイベント計画、ゴールトラッカーとしても活用可能。
シンプルな日々のタスク管理や、+αの機能でより複雑なプロジェクトを管理できます。 また、メールアプリやGoogleアシスタント、カレンダーアプリなどさまざまなシステムと連携可能なので、組み合わせて利用すると、業務をさらに効率化できます。
TimeCrowd
- 対応OS：Android／iOS
- 無料プラン：◯
チームメンバーのタスクをリアルタイムで管理したいときは、TimeCrowdがおすすめです。タスク内容を選択して打刻すると、「誰が・何の作業に・どれくらいの時間を費やしているのか」を把握できます。
また、指定期間における業務状況の分析もできます。 単にタスクを管理するだけではなく、作業に費やした時間も把握できるため、業務の問題点把握や業務効率化のためのヒントを得られます。
Trello
- 対応OS：Android／iOS
- 無料プラン：◯
カンバンボード上でタスクをドラッグ＆ドロップで管理できるアプリです。 タスクを「作業中」「確認中」「完了済」「連絡待ち」などのステータスで管理できるので、進捗をひと目見ただけで把握できます。 個人で使用するのはもちろん、チームでの使用もできるため、リモートワークを採用している企業の進捗管理にも便利です。
Backlog
- 対応OS：Android／iOS
- 料金プラン：✕
コラボレーション型プロジェクト管理ツールであるBacklogは、幅広い業種のタスク管理に活用できるアプリです。 「誰が」「いつまでに」「何をするのか」などの整理を重視した仕様になっています。
チャット機能やいいね機能など、チーム内でのコミュニケーションが取れる仕様になっているため、テレワーク中心の企業にもおすすめです。
情報管理・共有
チームで仕事をしている方は、アプリで情報管理や共有を行うと業務を効率化できます。 おすすめの情報管理・共有アプリは次のとおりです。
- Googleドライブ
- Microsoft OneDrive
- Notion
- PDF Expert
- Stock
各アプリの概要を説明します。
Googleドライブ
- 対応OS：Android／iOS
- 無料プラン：◯
Googleドライブは、Googleが提供する無料のオンラインストレージサービスです。 GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートはもちろん、写真や動画、音声データなどあらゆるデータをクラウド上に保存でき、さまざまなデバイスからアクセスしたり編集したりできます。
チームで共有して共同編集できたり、編集した内容がリアルタイムで反映されたりする点が魅力的です。 ドキュメントやスプレッドシートなど、Googleサービスをメインで使う方におすすめのアプリです。
Microsoft OneDrive
- 対応OS：Android／iOS
- 無料プラン：◯
Microsoftが提供する無料のオンラインストレージサービスです。 ファイルの共有や写真のバックアップ、動画の保存などが行えます。
OneDriveは、GoogleよりもMicrosoftのサービスを利用することが多い方におすすめです。 WordやExcelといったOffice製品、Microsoft Teamsをメインで使っている場合は、GoogleドライブよりもOneDriveのほうが利便性は高いでしょう。
Notion
- 対応OS：Android／iOS
- 無料プラン：◯
Notionは、タスク管理やデータベース、コミュニケーション、メモの作成など、あらゆる用途に使える万能型アプリです。 カレンダーを配置したりToDoリストを作成したり重要な情報をまとめたり、自分好みにページをカスタマイズできるため、幅広いシーンで活用できます。
作成したページをチームのメンバーに共有し、同時編集も可能です。 スケジュール管理やノウハウの蓄積、ドキュメントの作成など、ビジネスに必要な機能は一通り揃っているため、Notionだけで業務を大幅に効率化できるケースも多々あります。
PDF Expert
- 対応OS：iOS
- 無料プラン：◯
PDF Expertは書類データの整理時におすすめです。 PDFを一か所にまとめられるため、参照・検索の際に便利なうえに、PDF内の画像やテキストを自由に編集できます。 「書類がかさばるからペーパーレス化したい」「すぐに書類をなくしてしまう」という方におすすめです。
Stock
- 対応OS：Android／iOS
- 無料プラン：◯
チーム内での情報ストックに特化したツールです。 情報管理やタスク管理、メッセージツールの機能がひとつにまとまっているため、すべての情報を一元管理したい企業におすすめです。
Stockの魅力は、操作や作業がとにかく手軽でシンプルな点。「ビジネスツールは使い方が難しくて苦手」「誰でも簡単に使えるツールを探している」という方は、ぜひ活用してみてください。
名刺管理
仕事には欠かせない名刺ですが、少し整理をサボると名刺入れいっぱいに溜まってしまったりなくしてしまったりと、管理が大変ですよね。 名刺の管理こそ、アプリがおすすめです。 紛失防止にもなりますし、探している名刺をすぐに検索できます。
- Eight
- SanSan
- myBridge
おすすめの名刺管理アプリをご紹介します。
Eight
- 対応OS：Android／iOS
- 無料プラン：◯
名刺管理アプリとして圧倒的なシェアを誇っているのが、Eightです。 名刺を撮影するだけですぐにデータ化できます。AIと手入力の2つの機能で文字を読み込むため、通常のOCR機能よりも素早いデータ化が可能です。
おすすめの便利機能として、名刺交換をした相手が転職や昇進をしたときの通知です。 一度名刺交換してしまえば、常に相手の最新情報を閲覧できます。
SanSan
- 対応OS：Android／iOS
- 無料プラン：◯
法人向けクラウド名刺管理アプリをお探しなら、SanSanがおすすめです。 名刺をスマートフォンやスキャナーから読み込んで保存すると、パソコン上に取り込まれて社内全体へと共有されます。
さらに、名刺だけではなく顧客データの連携も可能なので、ビジネスチャンスを逃しにくくなります。 CSV出力や顧客リストの自動作成、担当者変更時の情報更新など、ビジネスにうれしい機能が満載です。
myBridge
- 対応OS：Android／iOS
- 無料プラン：◯
myBridgeは、ビジネスでLINEをよく使用する方におすすめです。 LINEが提供する名刺管理アプリなので、LINEで簡単に名刺交換ができて、着信時には自動的に相手の情報が表示されます。メモの作成やExcel形式でのダウンロードも可能。無料で枚数制限なくすべての機能が使える点が大きな特徴です。
ビジネスチャット
電話やメールよりも、ビジネスチャットアプリを使用した社内メンバーや取引先との連絡が増えてきました。ビジネスチャットを活用すれば、より手軽にコミュニケーションが取れるようになります。おすすめのビジネスチャットアプリは次のとおりです。
- Chatwork
- Slack
- Microsoft Teams
各ビジネスチャットアプリの特徴をご紹介します。
Chatwork
- 対応OS：Android／iOS
- 無料プラン：◯
国内企業向けに開発されたChatworkは、国内でもっとも多い利用者を誇るアプリです。チャットはもちろん、通話やビデオ会議、タスク管理、ファイル管理など行えます。
画面のデザインや操作性が非常にシンプルなので、ITツールが苦手な方にもおすすめです。無料で利用できて利用者が多いため、初めてビジネスチャットツールを導入する方でも安心でしょう。
Slack
- 対応OS：Android／iOS
- 無料プラン：◯
Slackは、メッセージの送信やファイルのやり取り、通話、ToDoリストの管理などが行えるビジネスコミュニケーションツールです。
トピックやプロジェクトごとにチャンネルを作成でき、過去の会話の検索などがしやすいため、情報整理や伝達をスムーズに行えるようになります。
Microsoft Teams
- 対応OS：Android／iOS
- 無料プラン：◯
ビジネスツールをMicrosoftで統一したい方は、Microsoft Teamsを活用しましょう。 チャットや通話、ビデオ共有といったさまざまな機能をひとつにまとめたビジネスツールなので、業務中にツールを切り替えて作業する手間がなくなります。
WordやExcel、PowerPointなどのファイル共有や共同編集、大規模なWeb会議など、仕事に役立つ機能を豊富に搭載。チャットからコンテンツ作成、共有、会議までワンストップで行える万能コミュニケーションアプリです。
ノート・メモ
思考を整理したり情報をまとめたりするときは、ノートアプリやメモアプリを活用すると便利です。
- Evernote
- Google Keep
絶対に押さえておきたい、2つのおすすめのノート・メモアプリをご紹介します。
Evernote
- 対応OS：Android／iOS
- 無料プラン：◯
情報やアイデアに加え、動画や写真、PDFファイル、Webページなどを管理できるノートアプリです。パスワードをかけられるので、情報漏えいやセキュリティが気になる方におすすめです。 複数人でのデータ共有ができるため、チームでの仕事にも向いています。
Google Keep
- 対応OS：Android／iOS
- 無料プラン：◯
Googleが提供する無料のメモツールです。 メモやリスト、音声や写真などをメモとして保存できるうえに、チームでの共有や共同編集を行える機能も搭載されています。 付箋のような感覚でメモを作成できる点が大きな特徴なので、手軽に使えるメモアプリをお探しの方におすすめです。
情報収集
ビジネスパーソンにとって、情報収集もとっても大切な仕事です。 情報収集アプリを活用すれば、新聞やニュースを見なくても最新の情報が手に入れられます。 おすすめの情報収集アプリは、次のとおりです。
- News Picks
- SmartNews
- 日本経済新聞 電子版
すべて有名なので、すでに使用されている方もいるでしょう。
News Picks
- 対応OS：Android／iOS
- 無料プラン：◯
国内外の政治や経済に関するニュースをチェックしたい方におすすめです。 質の高いオリジナル記事も多く、ニュースを知るだけではなく、専門家や著名人の意見や解釈を読むこともできます。
SmartNews
- 対応OS：Android／iOS
- 無料プラン：◯
「堅苦しいニュースが苦手」「楽しみながら情報収集したい」という方には、SmartNewsがイチオシです。画像や動画を多く使用していて、見やすさや読みやすさにこだわったアプリに仕上がっています。
さらに、毎日さまざまなクーポンが配信されるため、仕事のついでに飲食店などに立ち寄る機会が多い方にとってはお得かもしれません。
日本経済新聞 電子版
- 対応OS：Android／iOS
- 無料プラン：◯
日本経済新聞 電子版は、紙面の約3倍もの記事が読めるニュースアプリです。 紙面ニュースはもちろん、紙面にはないオリジナルの記事、自分の関心に合ったMyニュースなどが利用可能。情報の早さ、確かさ、専門性でビジネスパーソンから厚い信頼を獲得しています。
その他
最後に、知っていると便利な業務効率化アプリをご紹介します。
- Microsoft リモート デスクトップ
- netprint
各アプリの詳細を紹介します。
Microsoft リモート デスクトップ
- 対応OS：Android／iOS
- 無料プラン：◯
Microsoft リモート デスクトップは、スマートフォンからWindowsのパソコンを操作できる無料ツールです。 外出先からパソコンを操作できて、パソコンでしか使用できないソフトやライセンスが1つしかないソフトもリモートで使えるため、さまざまなシーンで活用できます。
netprint
対応OS：Android／iOS 無料プラン：◯
netprintは、スマートフォンやパソコンに入っている文書や写真などをコンビニでプリントアウトできるアプリです。
アプリにデータをアップロードすると8桁の番号が発行され、その番号をコンビニのプリンターに入力するだけでデータが印刷できます。 外回りで資料を忘れてしまったときも、netprintがあれば安心です。
わ～、業務効率化アプリってこんなにたくさんあるんですね！僕も使ってみようっと！
合う合わないがあるから、とりあえず試してみて自分に合ったものを見つけてみといいよ。
ところで、ビジネス効率化アプリを使うときには注意点もあるんだよ。
ビジネス効率化アプリを使うときの注意点
ビジネス効率化アプリを使用するときは、セキュリティに十分気をつけましょう。 たとえば、名刺管理アプリや社内のタスク管理アプリ、クラウドストレージサービスなどを利用している場合、スマートフォンやタブレットなどの端末を落としたときに、情報が流出してしまうおそれがあります。
近年は、カフェなどでリモートワークをしているときに、画面を覗かれて情報が流出するリスクについても問題視されています。 端末にはロックをかける、人が多いところではアプリを起動しないなど、セキュリティに配慮しながらアプリを活用しましょう。
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WRITING 執筆
LIFT編集部
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