オプトインとは、顧客が情報を受け取ったり自分の情報を利用されたりすることに対して「承諾」することです。
一方でオプトアウトは、情報の受け取りや利用を「拒否」することです。
メルマガや広告を配信する企業は、オプトインとオプトアウトの違いや法律についてしっかりと理解しておく必要があります。
この記事では、オプトインとオプトアウトの意味や方法を解説します。
先輩、さっき会議でオプト……何たらって言っていましたよね？あれって、何のことなんですか？
ああ、オプトインとオプトアウトのこと？
オプトイン……？オプトアウト……？似たような言葉ですが、何が違うんですか！？
INDEX
オプトインとオプトアウトの違いをわかりやすくいうと？
オプトインとオプトアウトの違いは、「顧客が情報の受け取りや個人情報の利用を承諾するかどうか」です。
メルマガ広告などの受け取りや第三者による個人情報の利用を承諾することを「オプトイン」、承諾しない意思を示すことを「オプトアウト」と呼びます。
まずは、オプトイン方式とオプトアウト方式の意味をより詳しく学んでいきましょう。
オプトイン方式の仕組みとは
オプトインとは、顧客が自分の情報を利用されるときや情報を送られるときなどに、許諾の意思を表すことです。ビジネスの分野では、情報の送信や個人情報の取得・利用などを行うとき、相手に対して許可を求めることを意味します。
「in」には「～の中」という意味があるので、「メルマガ受信や情報提供のリストの中に加入する」という覚え方をするとわかりやすいでしょう。
マーケティングでオプトインというときは、顧客の許可を得てからメルマガ配信することを指すことが多く、この配信方法を「オプトイン方式」と呼びます。オプトイン方式の場合、顧客の同意や顧客からの申し込みがなければ、メルマガを配信することはできません。
オプトアウト方式の仕組みとは
オプトアウトとは、企業からの情報受け取りや個人情報の利用を拒否することです。マーケティングにおいては、許可なくメルマガを送りつけることを「オプトアウト方式」と呼びます。
「out」には「～の外」という意味があるので、「メルマガ受信や情報提供のリストの外に出る」という覚え方をするとわかりやすいでしょう。
また、メルマガなどをこれ以上受け取りたくないときに受信拒否設定を行うことも、オプトアウトといいます。以前はオプトアウト方式でメルマガを配信する手法が多用されていましたが、現在は禁止されているため注意しましょう。
昔はオプトアウト方式でメルマガを配信する企業も多かったんだけどね。今はオプトインを行わなくちゃいけなくなったんだ。
どうして今はオプトアウト方式がダメになってしまったんですか？
メルマガのオプトインは法律で義務化されている
マーケティングの一環としてメルマガを送るときは、オプトイン方式を採用する必要があります。なぜなら、法律でオプトインが義務付けられているためです。ここでは、オプトインに関する法律を解説します。
- オプトインについて定めた法律
- オプトインの条件
- 法律が適用されないケース
上記の3ポイントを詳しくみていきましょう。
オプトインについて定めた法律とは
オプトインに関連する法律は、「特定電子メール法」と「個人情報保護法」の2つです。各法律の詳細を紹介します。
特定電子メール法
メルマガのオプトインについては、「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律(特定電子メール法)」で定められています。迷惑メールを防止して安全にメール配信を行うためのもので、2002年に施行されました。
特定電子メールは「営業活動を目的とした企業からのメール」を意味し、購入促進などを目的としたメルマガや広告はすべて対象となります。この法律が2008年に改正されたことにより、原則オプトイン方式を採用することが義務付けられました。
個人情報保護法
「個人情報保護法」でも、オプトインについて定めています。その内容は、「企業が個人情報を第三者に提供する場合は、原則本人から同意を取らなければならない」というものです。
ただし、プライバシーポリシーなどに必要な事項を記載し、本人の申し出によって個人データの第三者提供を停止する場合のみ、オプトアウト方式を取れることもあります。この場合は、事前にオプトアウト手続きを行っていることについて個人情報保護委員会に届け出なければいけません。
さらに、人種や犯罪歴、信条などの「要配慮個人情報」については一切オプトアウトによる第三者提供が認められていないため、注意が必要です。
オプトインの条件
実は、メルマガを配信するときは、単に配信の許可を得るだけでは不十分です。特定電子メール法で定められた、次の条件も満たす必要があります。
- 本文に名前や住所などの送信者情報を明記する
- 本文にオプトアウトの方法や連絡先、フォームなどをわかりやすく明記する
- 問い合わせや意見を送信する連絡先を明記する
上記の内容に違反すると特定電子メール法違反となり、通告を受けたり罰則が科されたりするため注意が必要です。
法律が適用されないケース
ほとんどのケースでオプトイン方式の義務化は適用となりますが、一部例外になることもあります。それが、次のようなケースです。
- 既存の取引先に仕事のメールを送る場合
- 書面や名刺などで連絡先を取得した場合
- Webなど誰でも見られる場所に連絡先を記載している場合
ただし上記の条件に当てはまる場合でも、スムーズにオプトアウトできるようにメルマガの解除方法を明記しなければいけません。
へぇ～、全然知らなかったです！マーケティング活動にも関係することですし、ちゃんと勉強できてよかったです！
またひとつ、一人前のマーケターに近づいたね！ところでビギニャー君、オプトインとオプトアウトを行う方法はわかるかな？
え～、どうやってやればいいのか全然わからないです！
オプトイン・オプトアウトを行う方法
オプトインとオプトアウト、それぞれの実施方法を紹介します。
オプトインの方法
オプトインは、次の2つの方法で行うことができます。
- 同意をもらう方法：「メルマガを購読する」などのチェックボックスをクリックしてもらう
- 申し込んでもらう方法：メルマガ登録フォームなどに顧客自らが情報が入力する
どちらの方法で運用するにせよ、必ず「宣伝目的であること」を伝える必要があります。登録フォーム、もしくは個人情報保護方針などにしっかりと記載しておきましょう。
オプトアウトの方法
広告目的のメールを配信するときは、「オプトアウトの仕組み」についても理解しておかなければいけません。企業は、顧客がいつでもオプトアウトできるように次のポイントを遵守しましょう。
- メルマガの解除方法や解除URLなどを明記する
- 解除依頼に必要な事業者情報を明記する
- オプトアウト以降は一切の配信を行わない
メルマガの場合、本文の最下部に解除方法を記載するケースがほとんどです。解除方法がわかりにくい、そもそも記載されていない場合は違法となります。個人情報の提供に関するオプトアウトも同様で、拒否の意思を伝える連絡先や方法を明記しておくことが大切です。
おお、これなら僕も仕事で対応したことがあります！オプトインとオプトアウトって、意外に身近なものなんですね～！
これからもっと業務のなかで触れることが増えると思うし、オプトインを取得するときのポイントを説明しておくね
オプトインを取得するときのポイント
オプトインを取得するときは、次の2点を意識しましょう。
- 魅力的な広告メールを配信する
- 同意欄をわかりやすくする
各項目の詳細を説明します。
魅力的な広告メールを配信する
オプトインを取得して企業の情報を受け取ってもらうためには、魅力的なコンテンツの配信やブランディングが欠かせません。「このブランドの情報は逃したくない！」「メールを受け取ったらお得かも」と思ってもらえるよう、広告メールやWebサイト、コンテンツに工夫をこらすことが大切です。
同意欄をわかりやすくする
オプトインでは顧客からの同意を得ることが大切なので、わかりやすい同意欄を作る必要があります。
「文字が小さくて見えない」「色が背景と同化していて見えにくい」という場合、適切なオプトイン取得とはいえません。顧客をだましていると捉えられるリスクもあるため、このような手法は絶対に避けてください。
なるほどっ！僕もメルマガ施策をすることがありますし、しっかりとオプトインとオプトアウトについて覚えておきますっ！
うん、ぜひそうしてね。それと、オプトインとオプトアウトを適切に行うためには、4つの注意点を押さえておく必要があるんだ。
そうなんですか？それについても教えてくださいっ
メルマガ配信時におけるオプトイン・オプトアウトの注意点
オプトインとオプトアウトに関して注意したい事項として、以下の4つが挙げられます。
- メールの受信を拒否する導線を作っておく
- 送信者情報を明記する
- 履歴を保管しておく
- BCCで一斉配信することは避ける
各項目を詳しく解説します。
メールの受信を拒否する導線を作っておく
メルマガ配信をするときは、必ずメールの受信を拒否する導線をわかりやすく作っておく必要があります。
たとえ受信拒否の設定をするリンクが設置されていても、わかりにくいものであればユーザーにとって最適なオプトアウト導線とはいえません。オプトアウトの導線がわかりにくいメールは、迷惑メールやスパムメールであると判断されるおそれもあるため、注意が必要です。
メルマガを配信するときは、いつでも簡単に受信を停止できるように、わかりやすくリンクや連絡先を記載してください。
送信者情報を明記する
メルマガ配信時は、必ず送信者の情報を明記しましょう。特定電子メール法では、メールをオプトアウトする方法に加え、送信者の氏名や会社名、連絡先などを明記することを義務付けています。
また、これは義務ではありませんが、メールアドレスを取得した経路を明記しておくとクレームの発生を防止できます。「このメールは〇〇セミナーの参加者を対象に送信しています」などの一言があると、受信者に不信感を抱かれることを防げるでしょう。
履歴を保管しておく
オプトインを取得するときは、顧客がメールの配信に同意したことを証明するための履歴保存が義務付けられています。保存期間は、原則配信を停止した日から1か月です。ただし、特定電子メール法による改善措置を受けている場合のみ、保存期間が1年間に伸ばされます。
BCCで一斉配信することは避ける
BCCを使った一斉配信はよく使われる手法ですが、メルマガ配信の際は推奨できません。なぜなら、誤ってTOやCCにメールアドレスを入れてしまえば、個人情報が流出するリスクがあるためです。
個人情報が流出すれば、最悪の場合で訴訟まで発展する可能性があります。メルマガを配信するときは、一般的なメールソフトではなく、MAツールやCRM、メール配信専用のシステムを使うと安心でしょう。
先輩、ありがとうございます。これで、オプトインとオプトアウトについては完璧ですっ
おっ、よかったよかった。今後メルマガを配信するときは、ぜひオプトインとオプトアウトを意識してみてね。
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WRITING 執筆
LIFT編集部
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