正しいメールの書き方や敬語を使えていますか？社会人になれば毎日メールを作成することになりますが、そのときに正しい日本語を使えている方って、意外と少ないかも…？
ついつい使いがちな表現や敬語には間違いが隠れていて、社内のチャットや親しい取引先なら許される表現も、場合によっては相手に不快感を与えるおそれがあります。
本記事では、注意が必要な言葉とフォーマルな場面でのビジネスメールの書き方をご紹介します。
社会人になってしばらく経ちますけど、未だにビジネスメールがうまく作れないんですよね……。
学生時代には使わない書式や言葉遣いが多いから、最初のうちはなかなか慣れないよねぇ。会議まで時間あるし、今日はビジネスメールについて復習してみる？
え、いいんですか！？ありがとうございます、シニヤン先輩！
ビジネスメールの基本の書き方
一般的なビジネスメールは、6つのパートで構成されています。
- 件名
- 宛名
- 挨拶文
- 本文(用件)
- 締めの挨拶
- 署名
まずは、記載する内容と注意したいポイントをご紹介します。
件名
件名は、ひと目で内容がわかるように簡潔かつ要点を押さえて書きましょう。わかりにくい件名をつけてしまうと、見るのを後回しにされたり迷惑メールだと勘違いされてしまったりする可能性があります。あとから件名で検索しやすいように、「自社の社名＋メールの内容」をしっかりと記載してください。
宛名
本文の最初には、誰に宛てた内容なのかについてしっかりと書きましょう。「相手の社名＋部署名＋役職名＋名前 様(さん)」と書くのが基本です。社内メールと社外メールでは書き方が若干異なるため、注意が必要です。
- 社内メール：総務課 〇〇部長
- 社外メール：〇〇株式会社 総務課 部長 〇〇様
上記のように、しっかりと区別して宛名を記載してくださいね。
挨拶文
宛名の次は、挨拶文を書きます。この挨拶文は定型文を使用すればいいので、そこまで頭を悩ませる必要はありません。
- 社内向けのメール：お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
- 社外向けのメール：いつもお世話になっております。〇〇株式会社〇〇部〇〇です。
状況に応じて、「初めてメールいたします」「ご無沙汰しております」などを使うこともあります。
本文(用件)
ここからは、いちばん重要な用件を記載します。ダラダラと書くと相手の時間を奪うことになるので、必要な情報だけを簡潔に書きましょう。
はじめに結論を書いて、その下に日時や補足などを記載するとわかりやすくなります。ひと目見てパッと理解できる内容にするためにも、箇条書きや適度な改行を入れながら書けると親切です。
締めの挨拶
用件が書けたら、締めの挨拶を書きましょう。
- 資料添付や日程記載があるとき・・・ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
- それ以外・・・何卒よろしくお願いいたします。
上記のように、簡単に締めれば問題ありません。
署名
最後に、自分の情報をまとめた「署名」を記載します。一般的には、「会社名・部署名・役職・氏名・電話番号・メールアドレス・会社の住所・会社のホームページ」を書きます。ほとんどのメールソフトで署名をテンプレートとして登録できるので、あらかじめ設定しておくと便利です。
今さら聞けない・・・宛先の注意点(オマケ)
宛先には、正しく送信先のメールアドレスを記載しましょう。最後に宛先を入れるようにすると、メールの作成途中に送ってしまうミスを防げて安心です。メールの宛先には3つの種類があります。
- TO：必ずメールを読んでほしいメインの宛先
- CC：参考までに目を通しておいてほしい宛先
- BCC：参考までに目を通してほしいが、ほかの受信者にはメールの送信を知られたくない宛先
この3つを使い分けるシーンは必ず出てくるので、ここでしっかりと区別しておきましょう。
これはあくまでフォーマルな場面での書き方で、かしこまりすぎると距離を感じさせて逆効果になることもあるよ。相手によって使い分けるのを意識してね。
ううう、ビジネスメールって難しいんですね……。必要な要素も多いですし、なんかこう、一発でメールを作成できればいいのですが……。
それなら、メールの内容ごとにテンプレートを用意しておくといいかも。そのまま使える例文を教えておこうか？
【コピペOK】ビジネスメールの例文集
ビジネスメールの正しい書き方を理解していても、毎回毎回メールを作成するのは手間のかかる作業です。そのため、自分の中で使いやすいテンプレートを用意しておき、状況に応じて使い分けることがおすすめです。ここでは、7パターンに分けてビジネスメールの例文を紹介します。
- 初めての相手へのメール
- 返信メール
- 感謝・お礼メール
- 謝罪メール
- 提案・依頼メール
- お断りメール
- 社内メール
そのままコピペして使うことも可能なので、ぜひ活用してみてくださいね。
初めての相手へのメール
件名：商談会のお礼／株式会社●●
本文：
株式会社〇〇 営業部 △△ △△様
初めてご連絡いたします。 株式会社●●の営業部▲▲と申します。 先日は商談会で貴重なお時間を割いていただき、 誠にありがとうございました。
ご相談いただいた貴社のプロジェクトにご活用いただけるシステムの資料を送付いたします。 ご不明な点があればご連絡いただければと存じます。 ご多用のところ大変恐縮ではございますが、どうぞよろしくお願いいたします。
返信メール
件名：Re:☆☆会議の日程調整ついて／株式会社●●
本文：
株式会社〇〇 営業部 △△様
いつも大変お世話になっております。 株式会社●●の営業部▲▲です。 ご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 メールに記載されていた□□の件ですが、 社内で検討を進め◇月◇日までにご返答いたします。 引き続き、よろしくお願いいたします。
感謝・お礼メール
件名：☆☆説明会のお礼／株式会社●●
本文：
株式会社〇〇 営業部 △△様
いつも大変お世話になっております。 株式会社●●の営業部▲▲です。 昨日はお忙しいなか貴重なお時間をいただき、 誠にありがとうございました。 貴社の☆☆について詳しくお話を伺えて、大変勉強になりました。 今後とも、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。 引き続きよろしくお願いいたします。
謝罪メール
件名：☆☆に関するお詫び／株式会社●●
本文：
株式会社〇〇 営業部 △△ △△様
平素より大変お世話になっております。 株式会社●●の営業部▲▲と申します。 この度は弊社の☆☆をご購入いただき、誠にありがとうございました。 しかしながら、◇◇という不具合により、 △△様に多大なご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございませんでした。 心よりお詫び申し上げます。
この度の不具合は、初期不良が原因であると考えております。 近日中に商品の交換に伺いますので、改めて日程を調整させていただければと存じます。 お忙しいなかご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。
提案・依頼メール
件名：☆☆会議日程調整のご依頼／株式会社●●
本文：
株式会社〇〇 営業部 △△様
いつも大変お世話になっております。 株式会社●●の営業部▲▲です。 先日お電話でご相談しました☆☆会議につきまして、 日程調整をさせていただきたく存じます。 つきましては、ご都合のよろしい日時を何候補かいただけますでしょうか。 お忙しいなか大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
お断りメール
件名：お見積りにつきまして／株式会社●●
本文：
株式会社〇〇 営業部 △△様
平素より大変お世話になっております。 株式会社●●の営業部▲▲です。 先日はお見積りをいただき、誠にありがとうございました。 社内で慎重な検討を重ねました結果、 大変恐縮ですが今回はお取引を見送らせていただくこととなりました。
ご期待に添えない結果になってしまい、大変申し訳ございません。 またの機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。 末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
社内メール
件名：新入社員歓迎会のご案内
本文：
営業部 各位
お疲れ様です。 営業部 ▲▲です。 新入社員歓迎会のご案内です。 今年は男性3名、女性2名が入社します。 つきましては、彼らを歓迎し部署内の親睦を深めるべく、 下記の通り歓迎会を開催します。 お忙しい時期ではありますが、 ぜひご出席くださいますようお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
- 日時：4月14日(金) 19時～22時
- 場所：〇〇 東京都新宿区123 http://www.xxxxx.co.jp
- 会費：5,000円
- 幹事：営業部 ▲▲
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
なお、会場準備の都合上、 出欠のお返事を3月15日(水)までにご返信ください。 よろしくお願いいたします。
わ～、先輩ありがとうございます！これでビジネスメールを正しくスピーディーに作成できそうです！
うんうん、ぜひ活用してみてね。ところで、ビギニャー君はビジネスメールで正しい敬語を使えているかな？
正しい敬語……？う～ん、今までけっこう何となくで敬語を使っていた気がします。
ビジネスメールで間違いやすい敬語・言葉遣い
ビジネスメールを書くときは、間違いやすい敬語や言葉遣いに気をつけなくてはいけません。ここでは、気をつけたい敬語を5パターンに分類して解説します。
- 挨拶や文面の基本表現
- 二重敬語と重語
- 敬語の間違い
- 目上の方に不適切な表現
- 定着してしまった誤用表現
各項目の詳細をみていきましょう。
挨拶や文面の基本表現
挨拶や文面を書くときに間違われて使われる機会が多い、ビジネスメールの基本表現についてみてみましょう。
～各位様、～部長様、〇〇株式会社御中 〇〇様
これらの表現は、すべて間違い。正しくは、「～各位」「～部長 〇〇様」「〇〇株式会社 〇〇部御中」です。各位には「皆さま」という意味があり、すでに敬語の意味を含んでいるため「様」は不要です。
また、同様に役職にも敬語の意味を含んでいるため「様」は不要。御中は宛名が個人でないときに使う言葉なので、会社や部署に宛てたメールにしか使いません。
御社
御社は話し言葉なので、メールのときは書き言葉の「貴社」が正解です。反対に、商談などで面と向かって会話するときは「御社」を使いましょう。
わが社
わが社は社内向けに使う言葉なので、社外へのメールには不適切です。目上の方や取引先には謙譲語である「弊社」を使うのが一般的で、相手との関係性に応じて丁寧語の「当社」を使うこともあります。
ご苦労さまです、お世話様です
よく使われる表現ですが、どちらも目上から目下の相手に対する言葉なので、上司や取引先に使うと失礼です。「お疲れさまです」「お世話になっております」を使いましょう。
すみ(い)ません、了解です、大丈夫です
バイト敬語とも呼ばれているこの言葉。ビジネスシーンで使用することは避けましょう。「申し訳ございません」「かしこまりました(承知いたしました)」「問題ございません」などが正しい表現です。
ご教授ください
「教授」は、長い時間をかけて学問や専門的な技術を教えてもらうときに使うので、ビジネスシーンには適さない場合があります。「教えてください」という意味で使うなら、「ご教示ください」が正しい表現です。
よろしくお願い致します
一見問題がないように思える日本語ですが、「致す」と漢字で書くとよくないニュアンスを含んでしまいます。「よろしくお願いいたします」と平仮名で書くのが正しいとされています。
二重敬語と重語
敬語や言葉の意味を重ねてしまう二重敬語や重語についてご紹介します。
お体をご自愛ください
「自愛」という言葉に「体を大切にする」という意味が含まれているため、重語表現となります。「ご自愛ください」だけで問題ありません。
お承りしました
「承る」自体が敬語表現なので、ここに「お」をつけると二重敬語になります。丁寧なのはいいことなのですが、日本語としては正しくないので注意しましょう。
おっしゃられるとおりです
「おっしゃる」だけで尊敬語表現なので、「られる」は不要です。「おっしゃるとおり」が正しい日本語です。
ご覧になられる
こちらも上記同様、尊敬語の「ご覧になる」に不要な「られる」がついている表現です。「ご覧になる」だけでも問題ありません。
敬語の間違い
敬語には、気をつけたい表現がたくさんあります。ここでは、メールを書く際とくに気をつけたい敬語の間違いを見てみましょう。
～させていただきます
「～させていただく」という表現は、相手の許可を必要とする行為や謙遜が必要なシーンで使う言葉です。それ以外の場面で使うとへりくだりすぎて違和感を抱かれやすいので、「～いたします」と記載することを心がけましょう。
どういたしますか
「どう」という表現が敬意に欠けて不適切なので、「いかがいたしましょう」「どのようにいたしますか」などに言い換えましょう。
ご拝読ください
「拝～」は自分の行為につける謙譲語なので、相手の行為につけるのは不適切です。「ご」をつけても正しい日本語にならないので、尊敬語の「ご覧ください」に直しましょう。
～とお聞きしました
自分の行為に「お」をつけると、自分に対する尊敬語になってしまいます。この場合は、謙譲語の「拝聴いたしました」が適切です。
ご進言ありがとうございます
相手からアドバイスなどをもらったときに、「ご進言ありがとうございます」と言ってしまうととっても失礼です。「進言」は自分が目上の人に意見するときに使う謙譲語なので、相手の行為に対して使うのはマナー違反です。「ご指摘ありがとうございます」などの表現に変えましょう。
本日部長は休みをいただいております
電話などでも間違って使いやすい表現です。取引先やお客さまに許可をもらって休むわけではないので、「いただく」という表現は適していません。「本日部長は休みを取っております」が正しい日本語です。
どちらにいたしますか
「いたす」は謙譲語であるため、相手の行動に使用できません。「どちらになさいますか」が正しい表現です。
資料をご持参ください
商談の日程調整などで使ってしまいがちな表現ですが、「持参」は謙譲語であるため、相手の行動には使えない言葉です。正しくは「資料をお持ちになってください」です。
お求めやすい商品です
営業メールやメルマガなどで注意したいのが、この表現。正しい尊敬語は、「お求めになりやすい商品です」となります。
目上の方に不適切な表現
ここからは、目上の方に不適切なメール表現を解説します。会話するときにもついつい口にしてしまいがちな言葉ばかりなので、日頃から意識してみてくださいね。
しばらくぶりです
この言葉は、同僚や部下に対して使う表現です。上司や取引先に使うときは「ご無沙汰しております」「お久しぶりです」が適切でしょう。
参考になります
「参考になります」には「参考程度に話を聞いておくよ」というニュアンスが含まれるため、失礼に思われることがあります。念のため「勉強になります」と伝えたほうが安心でしょう。
取り急ぎ～まで
急いでいるとき、「取り急ぎご連絡まで」とメールに記載することがあるかもしれません。この文言は、「早さを優先したため、本来すべき説明を省略しています」という意味を含んでいます。
表現としては間違っていませんが、目上の人へのメールやお礼、謝罪の連絡に用いると失礼に思われるおそれがあります。
「取り急ぎご連絡差し上げますので、ご確認をお願いいたします」などの丁寧な表現に変えることを推奨します。
ご承知おきください
「承知」は自分の行動をへりくだる謙譲語なので、「ご」をつけても目上の人には使えません。「お含みおきください」などの表現に書き換えると良いでしょう。
助かります
日常生活でも口にしがちな「助かります」という表現。この言葉には、「負担が大きいから力を貸してほしい」という気持ちが含まれるので、上司や目上の人に使うと不快に思われる可能性があります。
「お力添えありがとうございます」「〇〇していただけると幸甚に存じます」のように言い換えられると、より丁寧な表現ができるでしょう。
ご一緒します
「ご一緒」は、対等な関係で使われる言葉です。そのため、丁寧に言い換えたい場合は「お供いたします」などに言い換えておきましょう。
なるほどですね
近年耳にすることが増えてきたこの相槌は、実は失礼な表現。「なるほど」は目下の人に使う言葉なので、「おっしゃるとおりです」などの言葉に変えましょう。
定着してしまった誤用表現 編
最後に、今ではすっかり定着してしまった誤用表現をご紹介します。この表現を正しい日本語に言い換えられるだけで、デキるビジネスパーソンだと思ってもらえるかも……？
～のほう
「私どもの方で用意いたしますね」「ご確認のほう、よろしくお願いいたします」などなど、なぜかいろいろな場面で使われる「～のほう」という表現。そもそも日本語として正しい表現ではないので、つける必要はありません。
～になります
「こちらが商品の説明書になります」などと使われやすい言葉ですが、本来「～になります」は「変化して別物になる(become)」の意味で使われる言葉。そのため、「～です」に言い換えたほうが日本語としては適切です。
とんでもございません
「とんでもない」が一つの単語なので、「とんでも」と「ない」を分けて否定形に活用する表現は日本語として成り立ちません。「とんでもないです」「とんでもないことでございます」などに言い換えましょう。
よろしかったでしょうか
「お時間よろしかったでしょうか」「こちらの資料でよろしかったでしょうか」などと聞かれると、「どうして過去形なんだろう」と思われてしまうおそれがあります。
表現としては必ずしも誤用とはいえませんが、違和感を覚えられたりアルバイト敬語だと思われたりする場合があるため、「よろしいでしょうか」に言い換えると安心です。
送らさせていただきます
「送らせていただきます」に不要な「さ」を入れた、間違った日本語です。そもそも許可を得る必要がない場面で「送らせていただきます」と記載するのも不適切なので、シンプルに「お送りします」で問題ないケースがほとんどでしょう。
お名前を頂戴できますか
問題ないように思えますが、よくよく考えると「名前をもらう」という意味の言葉なので不適切です。これは、「お名刺を頂戴する」と混同されて生まれた言葉だといわれています。「お名前を伺ってもよろしいでしょうか」「お名前をお聞きしてもよろしいでしょうか」などの表現が適切です。
今回紹介したのは、フォーマルなビジネスメールの基本だからしっかりと覚えておこうね。
間違って使っていた言葉もあるので、さっそく直してみます！ところで、僕いつもメールの書き出しに迷ってしまうんです。
あぁ、書き出しって難しいよね。相手によって変える必要があるし。それじゃあ、メールの書き出しの例についてもみておこうか。
【パターン別】ビジネスメールの書き出し
メールの書き出しに記載する挨拶文は、連絡するタイミングや相手との関係性に合わせて変える必要があります。そのため、「今回は書き出しをどうしよう」とメール作成時に迷ってしまう方は多いかもしれません。ここでは、ビジネスメールの書き出しを次の4パターンに分けてご紹介します。
- 初めての相手
- 久しぶりの相手
- 長くメールが続いている相手
- 謝罪する相手
そのまま使える書き出し文ばかりなので、ぜひ活用してみてくださいね。
初めての相手
初めて連絡する相手に対しては、定番の「いつもお世話になっております」が使えません。代わりに、次のような書き出し文を使いましょう。
- 初めてご連絡させていただきます。
- 突然のご連絡、おそれ入ります。
- 〇〇様より連絡先を伺い、ご連絡いたしました。
突然知らない人からメールが来ると、誰でも警戒してしまうものです。なぜメールを送ったのか、自分が誰なのかをしっかりと説明することが大切です。
久しぶりの相手
久しぶりの相手にメールを送るときは、挨拶に加え相手を気遣う文言を入れられると丁寧です。たとえば、次のような書き出し文を使ってみるとよいでしょう。
- ご無沙汰しております。その後いかがお過ごしでしょうか。
- ご連絡が空いてしまい、申し訳ございません。皆さまお変わりございませんでしょうか。
親しい間柄の場合は、「お久しぶりです」と記載しても問題ありません。
長くメールが続いている相手
メールのやりとりが長期化している場合、自分から2回以上メールを送信するときは、書き出しに注意が必要です。次のように記載すると気遣いができるビジネスパーソンであると思ってもらえるかもしれません。
- 重ねてのご連絡おそれ入ります。
- 何度もご連絡失礼いたします。
- 度々のメール、申し訳ございません。
メールが続いているときは、このように相手に手間を取らせていることを詫びる文言を盛り込みましょう。
謝罪する相手
謝罪メールの場合、まず何よりもお詫びの気持ちを伝えることが大切です。そのため、次のように謝罪の言葉から書き出すことを推奨します。
- この度はご迷惑をおかけして大変申し訳ございませんでした。
- 不手際によりご迷惑をおかけしたこと、心よりお詫び申し上げます。
この際、ご迷惑をおかけした理由や経緯から書き始めると言い訳をしていると思われるおそれがあります。経緯の説明はあとにして、まずは謝罪することを心がけてください。
ふむふむ、ありがとうございます！これならスムーズにビジネスメールを作成できそうです。
よかったよかった。ちなみにビギニャー君、ビジネスメールを書いたり送ったりするときのポイントは理解できている？
へ？ポ、ポイント……！？
ビジネスメールの書き方で気をつけたいポイント
ビジネスメールを送るときは、正しい書き方以外にも気をつけたいポイントがたくさん存在しています。気持ちよくメールのやりとりをしてトラブルを防ぐためにも、以下の6つのポイントに留意しましょう。
- 端的でわかりやすい内容にする
- 挨拶と名乗りを忘れない
- 添付ファイルにも配慮する
- 送信前は念入りに確認する
- 返信は1営業日以内に送る
- 読み手の立場に立って作成・送信する
各項目を詳しく解説します。
端的でわかりやすい内容にする
ビジネスメールを送る際は、端的でわかりやすい内容にすることを意識しましょう。ダラダラと長文を書いてしまうと、相手の時間を奪うことになります。
また、要点がわからないメールになってしまい、勘違いなどのトラブルを引き起こす原因になる可能性もあります。できるだけ短く、シンプルな内容にするのがビジネスメールの鉄則です。
挨拶と名乗りを忘れない
ビジネスメールでは最初に挨拶文を記載し、自分自身について名乗ることが基本マナーです。挨拶や名乗りがないと、「失礼な人だな」「誰からのメールかわからないな」と思われてしまうおそれがあります。
現実世界でも、取引先の人に会ったら挨拶をして名前を名乗りますよね。同じように、メールでも挨拶と名乗りは欠かせないのです。
添付ファイルにも配慮する
ビジネスメールでは、ファイルを添付してやり取りをするシーンも多々あります。この際、添付ファイルにも配慮するのが、できるビジネスパーソンです。
- 添付ファイルの概要をメールに記載しておく
- 相手の負担にならない容量や形式にする
- ウイルスチェックを行っておく
このような配慮をしておくと、トラブルを防げます。とくに、添付ファイルがウイルスに感染していると、相手に多大な迷惑をかけることになります。十分に気をつけましょう。
送信前は念入りに確認する
ご送信や記載ミスを防ぐためにも、メールの送信前は念入りに最終確認をしましょう。万が一日程調整などのメールに間違いが含まれていれば、大きな混乱を生むことになります。
また、誤字や脱字があまりにも多いと「だらしない性格なのかな」と思われるおそれがあります。読みやすく正しい情報を伝えられるメールにするためにも、送信前の最終確認は欠かさないようにしてください。
返信は1営業日以内に送る
相手からメールを受け取ったときは、必ず1営業日以内に返信を送りましょう。返信が遅れると、相手に迷惑をかけたり不信感を抱かれたりするおそれがあります。すぐに結論が出ない内容のメールが来た場合は、「◯日までに確認して返答します」という旨のメールを返信しておくと親切です。
読み手の立場に立って作成・送信する
さまざまなポイントを解説してきましたが、ビジネスメールでもっとも大切なのは「読み手の立場に立つこと」です。
- 迷惑にならない時間に送信する
- 箇条書きで見やすくする
- メールのやりとりを減らす工夫をする
- 結論から書く
このような気遣いができると、スムーズかつ気持ちよくメールでやり取りができます。また、メールの書き方ひとつで、相手からの評価を上げることも可能です。ぜひ、今回紹介した内容をふまえ、好印象を得られるビジネスメールを書いてみてくださいね。
先輩、ありがとうございます！ビジネスメールには苦手意識を抱いていたのですが、かなり克服できました！
お～、それなら教えたかいがあった。またわからないことがあれば何でも聞いてね。
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WRITING 執筆
LIFT編集部
LIFT編集部は、お客様との深いつながりを築くための実践的なカスタマーエンゲージメントのヒントをお届けしています。
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